营销与观点
营销管理|管理者应当如何提高工作效率?这里有8条捷径
2017-03-22  浏览:61
建材之家讯:实话实说——老板每天的日程真得很满。不管你是管理一个本地团队还是全球团队,每一天的点子和活动都有可能消耗殆尽,因为我们必须满足加速发展公司的需求。

有如此多的管理工作要做,想要持续保持专心和高产出确实是件难事。过载的日程安排会导致压力(坦诚点来讲就是暴饮暴食)。你可能需要深夜加班,这会打破你的工作和生活之间的平衡,并且影响你的健康。进一步,糟糕的身体状况又会导致工作上的不如意表现,如此的恶性循环只会更降低效率。

来自杨百翰大学健康促进研究组织的研究和《健康之路》的健康研究中心指出了一些有关效率和健康之间的联系。根据他们的结果显示:

三餐健康饮食的员工有“在工作中表现出色的机会高出25%”。

每周至少运动三次,每次至少30分钟的员工“在工作中表现出色的机会高出15%”。

在饮食规律并且定期锻炼的员工当中,他们的旷工率和所有员工相比低27%”。

没错,他们的研究是针对传统员工,但是这些研究结果也同样适用于企业老板。如果你想尽可能高地提高效率,你就必须要非常用心地管理自己的健康,并且最小化压力。以下是8位成功的企业家的做法:

1. 开始取消会议

听起来很疯狂?聊天工具Slack的创始人斯图尔特·巴特菲尔德(Stewart Butterfield)就是这样做的,他不断删减取消日程上的会议,特别是一些重复出现的内容,直到留下一些非常有必要的会议。

在接受《纽约时报》的采访中,巴特菲尔德这样解释他所做的决定:

“在每一个重复出现的会议上,我们都会走一遍取消的流程,这样我们才能看到真正需要的东西。可能我们确实需要有些已经被取消的会议,不过它们都会回来的——但是我们会等到真正需要它们的时候再开始。”

2. 切分大任务

成功的企业家从来不会让大任务盖过其他所有的事情。你需要完成的所有事——事无巨细——都只不过是一系列步骤和动作的集合。

Zapier公司的首席执行官韦德·福斯特会将大的任务切分成小的,可操作的步骤。“对于效率而言,我最大的“斧头”就是用于将任务劈成一个个小型的,可操作的目标。这样一来我就可以开始着手去做。一旦我们开始动手,那么你就会发现其实大任务也没有很大。”

3. 质疑你的行为

看看你的日程表——看看塞满的个人项目和与他人的约会——然后问问自己这是否真的是利用时间的最佳方式。忙碌和高效率之间是有巨大区别的,并且没有明显的暗示会告诉你你正在做的事情是否是对时间的有效利用——除非你开口问。

对于日常活动的持续分析就是潘多拉的创始人Tim Westergren保持高效率的方法。他在领英网站上与大家分享道:“这些都是很困难的选择,但是我确实相信如果谈到效率,任何的电子邮件效率安排,日历的小把戏或是特殊的安排系统都没法智能到知道你究竟要做什么。”

4. 请收起你的智能手机

如果你发现自己已经僵持在《糖果传奇》四个小时了,那么就是这些智能手机让我们的工作效率如此低下,让我们分心,并且毁了我们的专注力。但这是真的,一个开启了消息提醒的移动设备确实会让你失控,而高产出的唯一途径就是你能够掌控自己的日常行程。

Ometria的创始人Ivan Mazour通过手机静音来切断和它的联系——总是这样——所以有时的沟通是异步的,而他仍然能够掌控,浏览特定时间显示的通知,信息和打来的电话,这就和人们定时屏蔽邮箱一样。

5. 创建思维导图

Kanbanery的创始人保罗·克里普自称是一位高效率极客,多亏了思维导图,他用科学来规划自己的日常活动。克里普这样做的原因是他认识到大脑的工作是处理信息,而不是存储信息。

练习中,克里普利用多个步骤,绘出所有必须要做的事情,清空大脑,然后建立优先级,然后设置一周需要完成的任务。另外,为了处理他一周的任务,克里普利用番茄时间管理法( Pomodoro breaks)确保用最旺盛的精力完成每个任务,并且一整天都能够保持专注。

6. 用2x2方法评估项目

领英的Daniel Shapero利用一个简单的2x2表格,名叫优先矩阵来优先项目,并且基于价值和可能性来分配资源。这个矩阵帮助Shapero把项目分成以下四个类别:

全垒打,高产值和高可能性的成功率。实际上Shapero会分派这些项目,但是全程密切关注它的执行状况。

大赌注,高产值但是成功率较低。Shapero会亲自参与这一类的项目,因为他知道他的高水平投入会成为该项目吸引财力的必需品。

小的成功,产值较低但成功率高。这种项目Shapero也是分派,但是会花更少的时间管理它的执行情况。

垃圾项目,低产值,低成功率。有趣的是,Shapero同样会对这类项目花费很多时间——但不是想要扭转乾坤,而是摧毁它们。

如果你感觉自己正在卯足了劲干活,但却努力错了方向,那么Shapero的矩阵或许可以帮助你取得高效率。

7. 坚持到底

Enki的合伙创始人Kirill Makharinsky在他的日程表中加入了高强度的运动训练,以此来建立能力储存,在遇到困难或是长期参与的任务时,这样的耐力是必需的。Makharinsky说他的作息同样会影响他的效率,他这样描述自己的个人日常生活:

“我每天的目标是在傍晚的时候做一个小时的高度体能训练(通常是高难度的游泳,自行车骑行,CrossFit健身训练或是巴里的训练营(Barry’s bootcamp)),它们会给我提供满满的能量,让我在深夜依然能够保持专注。这要看你个人的日程表或是健身习惯,你可以选择不同的时间或是不同的训练类型。但是我估计自己训练过后,效率会比没做运动的时候提高50%。“

8. 充足的休息

或许听上去很疯狂,但是少工作实际上意味着更高效地工作。由贝勒大学(Baylor University)的博士艾米丽·亨特和博士幸蒂吴领导的研究发现工作日一开始流逝的时间越多,休息的意义就越小。他们的外带推荐?想要达成峰值效率的人群会在早上休息,并且在快中午的时候也会有一个长时间的高质量休息。

我们都知道传统的能量循环会把一天的峰值能量时间放在上午和中午。但是他们得出的有趣的结论是保存这部分能量更简单,早点休息就可以将能量补充回来,和一天中晚点休息的想法刚好相反。

最终,对于提高效率还是有很多独特的方法,因为世界上有很独特的人。你可以以身试法上述这些建议,但请不要只局限于这些。找到一个练习和原则能够完美融合,并且尽可能发挥你效率的方法吧。

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